Thực tế mua sắm công nghệ tại khu vực công

Theo công ty nghiên cứu thị trường toàn cầu Gartner, các lý do đằng sau sự chậm trễ nói trên bao gồm sự phức tạp về mặt luật lệ và việc đạt được sự nhất trí của tất cả các bên có liên quan xung quanh việc lập kế hoạch ngân sách.

Nhiều yếu tố góp phần vào việc trì hoãn chu kỳ mua sắm

Báo cáo mang tên "Insights into the nature and behavior of public-sector buyer teams" của Gartner mới công bố, dựa trên cuộc khảo sát với 1.120 giám đốc điều hành và 79 nhân viên khu vực công tại các quốc gia bao gồm: Mỹ, Canada, Pháp, Đức, Anh, Úc và Singapore, cho thấy chu kỳ mua sắm trung bình của các cơ quan, tổ chức chính phủ là 22 tháng.

Điều này trái ngược với ít nhất 48% tổng số người ngoài khu vực công được hỏi cho biết, chu kỳ đầu tư mua sắm các sản phẩm, dịch vụ công nghệ của họ trung bình khoảng 6 - 7 tháng.

Dean Lacheca, Phó chủ tịch kiêm nhà phân tích tại Gartner cho biết: "Việc mua sắm mới các sản phẩm và dịch vụ công nghệ đặt ra những thách thức cho khu vực công, những điều vốn không tồn tại trong các khu vực khác".

"Mỗi tổ chức trong khu vực công thường có những qui định về luật và chính sách mua sắm riêng, và trong đó, mỗi cơ quan hoặc bộ phận có thể có cách giải thích riêng về những quy định này. Việc không tuân thủ các quy định này có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, thậm chí là dẫn đến nguy cơ bị truy tố," Lacheca nói thêm.

Một số lý do khác đằng sau sự chậm trễ trong việc trang bị sản phẩm và dịch vụ công nghệ trong khu vực công còn bao gồm những thay đổi về phạm vi mua sắm, các nghiên cứu và đánh giá cùng với việc đạt được thỏa thuận xung quanh việc lập dự toán ngân sách.

Vẫn theo Gartner, nhiều người được phỏng vấn cũng cho biết sự chậm trễ này xảy ra trước khi bắt đầu quá trình đầu tư mua sắm, với ít nhất 74% người được hỏi cho rằng việc lập một hồ sơ thầu để tiến hành mua sắm mất khá nhiều thời gian.

Các yếu tố dẫn đến sự chậm trễ được báo cáo nhiều nhất bao gồm, phát sinh tình huống kinh doanh (74%), thay đổi phạm vi yêu cầu nghiên cứu và đánh giá bổ sung (76%) và đạt được thỏa thuận xung quanh việc lập ngân sách (75%).

Lacheca nói: "Mặc dù chu kỳ mua của khu vực công có thể kéo dài, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là các khung thời gian này không được thiết lập cố định. Các mốc thời gian được lên kế hoạch ban đầu có thể bị trì hoãn do sự kết hợp của cả các yếu tố có thể kiểm soát và không thể kiểm soát".

Chậm trễ do thiếu thông tin từ nhà cung cấp

Gartner cho biết, một nhóm mua hàng tại khu vực công điển hình có 12 người tham gia, với các mức độ tham gia khác nhau, đồng thời các quan chức lãnh đạo trong khu vực công có xu hướng ít tham gia vào quá trình mua sắm trang thiết bị và dịch vụ công nghệ hơn so với khu vực tư nhân.

Điều này cũng khiến các quan chức lãnh đạo trong khu vực công ít khi sẵn sàng đứng ra lên tiếng bảo vệ quy trình mua sắm các sản phẩm dịch vụ công nghệ hơn nếu bị các nhà cung cấp không trúng thầu hoặc giới truyền thông nhòm ngó, công ty nghiên cứu cho biết.

Thêm vào đó, cuộc khảo sát nói trên cũng cho thấy, các nhóm mua hàng trong khu vực công thường bao gồm các viên chức cấp thấp - những người đóng vai trò là các chuyên gia trong việc cung cấp các khuyến nghị cho cấp trên của họ.

Theo Gartner, ít nhất 68% người được hỏi cho rằng một lý do khác dẫn đến sự chậm trễ là những người ra quyết định không nhận được thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ hoặc các yêu cầu cụ thể từ các nhà cung cấp.

Công ty nghiên cứu Gartner cho biết, các tổ chức khu vực công có nhiều khả năng coi trọng tài liệu tham khảo hơn so với những người mua sắm ngoài khu vực công, một phần vì các tổ chức ở khu vực công hiếm khi cạnh tranh trực tiếp và thường chia sẻ những thách thức chung.