Rào cản chi phí CĐS đối với DN nhỏ và vừa

Theo Báo cáo thường niên về mức độ sẵn sàng CĐS của DN Việt Nam năm 2022 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) chủ trì với sự tham gia của 1.000 DN trên cả nước cho thấy, 43,3% DN có dự toán ngân sách đầu tư nhưng không đáp ứng đủ nhu cầu thực tế. Đáng lo ngại có tới 20% DN hoàn toàn không có dự toán ngân sách đầu tư cho CĐS.

Ngoài ra, báo cáo cũng khẳng định, đa phần DN đã có nhận thức và ý thức được về sự cần thiết phải CĐS, nhưng chưa đạt mục tiêu như kỳ vọng nên đã ngừng sử dụng, hoặc vẫn đang sử dụng nhưng còn gặp khó khăn, chưa thực sự thuận lợi.

Khảo sát của Hiệp hội DN nhỏ và vừa Hà Nội cũng cho thấy, trong năm 2022, dù có đến 90% DN quan tâm CĐS nhưng số công ty sẵn sàng đầu tư chỉ chiếm 40%.

Đối với bài toán về ngân sách cho CĐS, ông Giang Thiên Phú, nhà sáng lập kiêm CEO Callio cho biết, ngoài đầu tư về phần mềm, DN sẽ còn phải gặp rất nhiều những chi phí ẩn đằng sau như bộ máy nhân sự, hạ tầng và cập nhật giải pháp thường xuyên…

Chưa kể đến, đối với các SME, do không có nhiều chi phí, nên thường ưu tiên lựa chọn những giải pháp giá rẻ. Để rồi, không ít công ty đã bị mất tiền bởi những nhà cung cấp nhỏ, thiếu kinh nghiệm, dẫn đến giải pháp không thường xuyên được cập nhật, tối ưu, chăm sóc… và dần dần phải bỏ đi vì không thể sử dụng tiếp được.

Hay cá biệt, một số đơn vị chọn các phần mềm miễn phí hoặc dùng thử. Sau khi hết hạn, họ lại tìm kiếm các giải pháp tương tự.

Theo ông Phú, bài toán này giống với câu chuyện xây dựng website DN cách đây vài năm. Khi mà nhiều công ty đã tìm kiếm những đối tác cung cấp với giá rất rẻ, chỉ khoảng vài triệu đồng một trang web nhưng có chất lượng rất thấp. Đặc biệt, có những DN làm website đến 4 - 5 lần, mỗi lần vài triệu đồng vì không ưng ý và lại tìm những nhà cung cấp khác.

Còn đối với việc liên tục dùng thử các giải pháp CĐS, ông Phú cho rằng, điều này sẽ khiến các DN thiệt đơn, thiệt kép. Bởi vì, nếu tính thiệt hại cho mỗi lần thay đổi phần mềm, DN có thể phải trả nhiều hơn khoản phí hàng tháng. Lý do, nhân viên sẽ phải thay đổi thói quen, làm quen lại với việc sử dụng sau mỗi lần đổi phần mềm khiến giảm năng suất lao động, dữ liệu liên tục bị mất đi do không tương thích hay rò rỉ ra bên ngoài... Thậm chí, DN còn mất cơ hội kiếm khách hàng mới, còn khách hàng cũ bỏ đi vì không được phục vụ tốt.

Phần mềm kém chất lượng sẽ khiến DN hiểu sai về CĐS

Để giải quyết bài toán này, CEO Callio khẳng định, DN cần thay đổi quan điểm, bởi vì, CĐS là yêu cầu bắt buộc hiện nay, trong bối cảnh hành vi người dùng đã thay đổi rất nhiều sau dịch COVID-19.

Tiêu biểu như thương mại điện tử (TMĐT), trước đây, rất nhiều người chưa bao giờ mua hàng trên mạng nhưng giai đoạn dịch, bắt buộc mọi người phải làm quen với môi trường trực tuyến và thấy được những tiện ích mang lại. Dẫn đến, thói quen hiện tại là với những món hàng không nhất thiết phải mua trực tiếp thì đều được đặt hàng online. Điều này khiến cho các DN bán lẻ hiện nay đều cảm thấy bán hàng online hiệu quả hơn trực tiếp ở cửa hàng.

Tiếp theo, DN cần hiểu đúng, CĐS không phải là một khoản chi phí để mua sắm, tạo gánh nặng trong giai đoạn khó khăn, mà là giải pháp để tối ưu hóa chi phí và tạo ra những giá trị mới. Vì vậy, thay vì “CĐS tốn bao nhiêu tiền”, DN nên đặt ra câu hỏi là “CĐS tạo ra bao nhiêu tiền”, nhất là với các giải pháp phần mềm như là một dịch vụ (SaaS), việc đầu tư phần mềm đã rất thấp so với các giải pháp CNTT truyền thống trước đây.

Chưa kể, các giải pháp SaaS thường được cập nhật liên tục và sử dụng nền tảng điện toán đám mây nên các công ty không phải lo lắng đến những chi phí ẩn của các giải pháp truyền thống trước đây như hạ tầng, vận hành, an toàn thông tin (ATTT)…. Đồng thời, DN có thể gia tăng quy mô/số lượng người sử dụng ngay lập tức hoặc giảm/dừng sử dụng nếu thấy phần mềm không hiệu quả.

Để thay đổi quan điểm nay, ông Phú cho rằng, các DN cung cấp giải pháp như Callio cần phải chứng minh tính hiệu quả như tăng doanh thu… thông qua bài học thành công của những đơn vị đã ứng dụng.

Cùng với đó, DN có thể coi những khoản đầu tư cho các giải pháp SaaS giống như chi phí công cụ lao động tương tự máy tính, cơ sở vật chất… để nâng cao cũng như quản lý năng suất lao động của từng nhân viên.

Chỉ khi đó, DN mới có thể đầu tư đúng mức cho CĐS. Nguyên nhân là do trên thị trường có rất nhiều các giải pháp khác nhau và không phải phần mềm nào cũng đủ tốt để đáp ứng nhu cầu. Nếu DN lựa chọn những phần mềm kém chất lượng dẫn đến hiệu quả đem không được như mong đợi, dẫn đến hiểu sai về CĐS.

Người đứng đầu dự án CĐS phải là CEO

Cũng theo ông Phú, do CĐS không phải là mua phần mềm mà thay đổi toàn bộ quy trình của một bộ phận/công ty nên người đứng đầu dự án phải là người có chức vụ cao nhất (tổng giám đốc - CEO). CĐS không phải là mua phần mềm về để sử dụng như các giải pháp CNTT trước đây mà cần thay đổi toàn bộ quy trình của các bộ phận.

Do đó, chỉ có CEO mới sức mạnh, khả năng bao quát để cải tổ, cơ cấu toàn bộ quy trình của mỗi bộ phận cũng như tính toán được chi phí phù hợp, thay vì coi nó như một giải pháp để mua sắm như phần mềm CNTT trước đây.

Để giảm thiểu chọn sai phần mềm, ông Phú cho biết, ở nước ngoài, cơ quan quản lý sẽ quy định chặt chẽ về chất lượng đối với những đơn vị cung cấp dịch vụ như cần đảm bảo các tiêu chuẩn ISO, ATTT… để loại bỏ những giải pháp kém chất lượng.

Còn hiện tại ở Việt Nam, các DN khi mua phần mềm thì nên lựa chọn những nhà cung cấp, startup đã ra mắt được hơn 3 năm và có khoảng vài nghìn khách hàng trở lên vì đã được thị trưởng kiểm chứng.

Ngoài ra, các công ty cũng nên tìm kiếm xem những DN có cùng quy mô tương tự như mình đang dùng những giải pháp nào, để cân nhắc sử dụng.

“Cuối cùng, do hành trình trưởng thành của mỗi đơn vị khác nhau, nên các DN cũng cần phải sử dụng nhiều giải pháp để có thể tìm được phần mềm ưng ý nhất”, ông Phú kết luận./.