Số hóa 2.524.892 sổ hộ tịch

Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) toàn quốc. Dữ liệu hộ tịch đã được số hóa, thông qua kết nối giữa CSDLHTĐT với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC) sẽ được rà soát, đối chiếu, chia sẻ, đồng bộ, cập nhật (2 chiều).

Sau khi hoàn thành số hóa, CSDLHTĐT toàn quốc được hoàn thiện, đi vào vận hành thống nhất, bên cạnh việc chia sẻ, cập nhật thông tin cho CSDLQQGVDC, sẽ cung cấp dữ liệu cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tra cứu, khai thác, góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc khai thác dữ liệu hộ tịch cá nhân và thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Theo thống kê của Bộ Tư pháp, các cơ quan đăng ký hộ tịch trên cả nước đang lưu trữ trên 08 triệu sổ đăng ký hộ tịch các loại, tương ứng với hơn 100 triệu dữ liệu hộ tịch, việc hoàn thành số hóa các dữ liệu hộ tịch này đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số (CĐS) trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch.

Theo báo cáo thống kê của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp), cho đến nay, các tỉnh/thành phố đều đã xây dựng Kế hoạch và triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch ở các mức độ khác nhau. 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã thực hiện số hoá. Số sổ hộ tịch đã được số hóa là 2.524.892 số với hơn 60 triệu dữ liệu, trong đó, đã cập nhật vào CSDLHTĐT trên 50 triệu dữ liệu.

Nhằm đẩy mạnh tiến độ thực hiện việc số hóa, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ theo yêu cầu của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 quy định về CSDLHTĐT, đăng ký hộ tích trực tuyến, việc số hóa dữ liệu hộ tịch phải hoàn thành trước ngày 01/01/2025, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Kế hoạch thi đua cao điểm “Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch" theo Quyết định số 818/QĐ-BTP ngày 10/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Hưởng ứng Kế hoạch thi đua, đến nay đã có 17 tỉnh/thành phố đã hoàn thành xong nhiệm vụ số hóa, 30 tỉnh/thành phố dự kiến hoàn thành nhiệm vụ trong nửa đầu Quý III năm 2024. Tuy nhiên, ở một số địa phương nhiều khả năng tiến độ số hóa không được bảo đảm theo quy định.

Một số khó khăn, vướng mắc trong số hóa sổ hộ tịch

Tuy đạt được những kết quả nhất định trong số hóa sổ hộ tịch nhưng thực tế triển khai, hoạt động này cũng gặp một số vướng mắc. Theo nhận định của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực tại Hội nghị sơ kết công tác tư pháp 06 tháng đầu năm và triển khai công tác 6 tháng cuối năm, một số khó khăn, vướng mắc cụ thể gồm: Nhận thức của các cơ quan có liên quan chưa chính xác, đầy đủ về nhiệm vụ số hóa, còn nhầm lẫn giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với nhập dữ liệu hộ tịch từ số hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp.

Cũng theo Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực, có nơi, có chỗ chưa được quan tâm bố trí kinh phí, nhân lực cơ sở hạ tầng không đủ đáp ứng cho hoạt động số hóa. Công chức làm công tác hộ tịch tự thực hiện số hóa đa phần làm kiêm nhiệm nên còn tình trạng quá tải công việc chưa đáp ứng được yêu cầu số hóa.

Cơ quan quản lý chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi nhập dữ liệu của công chức tư pháp hộ tịch.

Hệ thống thông tin quản lý, đăng ký hộ tịch điện tử mặc dù đã được nâng cấp, cơ sở hạ tầng, nhưng vẫn bị chậm, lỗi, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ.

Một số dữ liệu hộ tịch không thể cập nhật vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử do cảnh báo nội dung thông tin đăng ký không đúng.

Quá trình số hóa cho thấy nhiều sổ hộ tịch, nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác như chức danh người ký, người đi khai, loại việc, giới tính; sổ đăng ký hộ tịch còn sai sót, không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần...

Một số giải pháp

Tại Hội nghị đánh giá tình hình 2 năm triển khai thực hiện Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ CĐS quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06) đầu năm 2024, Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo năm 2024 là năm “Hoàn thiện thể chế, hạ tầng, số hoá dữ liệu, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực đẩy mạnh triển khai Đề án 06 phục vụ hiệu quả người dân, doanh nghiệp”.

Nhằm bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ số hóa số hộ tịch theo đúng thời hạn Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định (trước 01/01/2025), thực hiện năm Số hóa dữ liệu theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, theo Cục trưởng Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực Nguyễn Thanh Hải, các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm trực tiếp và liên quan cần thực hiện đồng bộ các giải pháp:

Về phía Trung ương, cần tăng cường công tác phối hợp giữa các cấp, các ngành có liên quan nhằm đẩy nhanh tiến độ, nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc Đề án 06 trong lĩnh vực hộ tịch; Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là tiếp tục nâng cấp Trung tâm dữ liệu điện từ Bộ Tư pháp và đẩy nhanh tiến độ thực hiện Dự án nâng cấp CSDLHTĐT.

Song song với việc nâng cấp, Bộ Tư pháp cần tiếp tục tăng cường duy trì, vận hành ổn định Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao tại các địa phương.

Giải pháp tiếp đó, cần tăng cường nhân lực hỗ trợ địa phương xử lý kịp thời các vấn đề kỹ thuật liên quan đến quá trình số hóa, tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ số hóa, kịp thời giải đáp các vướng mắc của địa phương trong quá trình thực hiện.

Việc số hóa tại các địa phương, nhất là với các địa phương còn chậm tiến độ và các địa phương giao cho công chức tư pháp - hộ tịch tự số hóa và nhập liệu thông tin cần được tổ chức kiểm tra.

Cùng với đó, tiếp tục thúc đẩy các địa phương tích cực hưởng ứng phong trào thi đua chuyên đề về việc đẩy nhanh tiến độ số hóa sổ hộ tịch ở các địa phương, phần đầu hoàn thành nhiệm vụ trong Quý III/2024.

Về phía địa phương, đối với các địa phương đã hoàn thành số hóa thì cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động phối hợp với cơ quan Công an thực hiện rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC.

Đối với các địa phương đã hoàn thành nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý hộ tịch 158 (theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch), đang phê duyệt, chuyển dữ liệu vào CSDLHTĐT, cần đẩy nhanh tiến độ phê duyệt, chuyển dữ liệu từ phần mềm quản lý hộ tịch 158 vào CSDLHTĐT; rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC.

Đối với các địa phương thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình 1292/HTQTCT-QLHC, cần quan tâm bố trí nguồn lực để quét (scan), đính kèm trang số tương ứng, phê duyệt, chuyển dữ liệu vào CSDLHTĐT, hoàn thiện việc số hóa.