Trong giai đoạn đại dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp (DN) và tổ chức đã áp dụng hình thức làm việc tại nhà để góp phần phòng chống dịch bệnh. Đến thời điểm hiện tại, tuy dịch bệnh không còn phức tạp như trước nhưng hình thức này vẫn được nhiều DN lựa chọn, và dự đoán hình thức làm việc tại nhà sẽ trở thành xu hướng làm việc mới của nền kinh tế hiện đại.

Chính vì vậy, các nhân viên khi lựa chọn phương án làm việc tại nhà cũng cần biết sử dụng CKS đúng cách để ứng dụng CKS phát huy hiệu quả cao, bảo mật và an toàn nhất.

Sau đây là một số những lưu ý cần thiết khi sử dụng CKS tại nhà:

Đảm bảo CKS vẫn đang trong thời hạn sử dụng

Mỗi CKS đều có thời hạn sử dụng nhất định, tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa đơn vị cung cấp và DN mà thời hạn này sẽ khác nhau. Thông thường, CKS có thời hạn tối thiểu là 1 năm. Để sử dụng được thì CKS bắt buộc phải đang trong thời hạn sử dụng.

Vì vậy, trước khi bố trí cho nhân viên làm việc tại nhà, DN cần kiểm tra xem thời hạn của CKS và còn bao nhiêu lâu nữa thì hết hạn. Nếu trong trường hợp CKS sắp hoặc đã hết hạn, DN cần phải gia hạn CKS, nếu không thì phải xóa CKS đang dùng và đăng ký một CKS mới để mọi hoạt động giao dịch không bị gián đoạn ảnh hưởng đến DN, tổ chức.

Đảm bảo CKS có khả năng kết nối tốt

DN và các tổ chức có nhân viên làm việc tại nhà cần lưu ý là CKS phải có khả năng kết nối tốt với không chỉ máy tính mà còn với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công…

Việc ký số thành công hay không phụ thuộc nhiều vào yếu tố này. Nếu không kết nối được, hoặc gặp lỗi kết nối trong quá trình ký số sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc do mọi văn bản cần ký đều bị trì hoãn, từ đó làm giảm hiệu quả làm việc tại nhà của không chỉ cá nhân mà còn đến toàn bộ đơn vị.

Vì vậy, để tránh xảy ra tình trạng này, các đơn vị nên trang bị cho mình một phần mềm CKS chất lượng, được cung cấp bởi đơn vị có uy tín. Ngoài ra DN cũng nên chọn CKS thuộc cùng một nhà cung cấp với các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử… bởi các phần mềm thuộc cùng 1 hệ sinh thái thường có khả năng tích hợp trực tiếp với độ tương thích cao, nên các rủi ro về kết nối hay bảo mật sẽ được loại bỏ.

Đảm bảo được hỗ trợ kịp thời khi gặp khó khăn trong quá trình ký số

Trong quá trình sử dụng thiết bị công nghệ nói chung, chắc chắn người dùng ít nhiều sẽ gặp phải những khó khăn hoặc sự cố không mong muốn. CKS là một loại hình công nghệ tuy không mới nhưng chưa hoàn toàn phổ biến với những người làm văn phòng, vì vậy người dùng có thể gặp khó khăn trong việc học cách cài đặt, thiết lập hoặc sử dụng CKS.

Ngoài ra, người dùng còn có khả năng gặp phải một số lỗi khi ký số do thao tác sai cách, các phần mềm không tương thích với nhau… khiến cho việc ký số bị cản trở, gặp lỗi v.v...

Tuy nhiên, tình trạng này sẽ được khắc phục tốt nếu người dùng được trợ giúp bởi đội ngũ nhân viên hỗ trợ thuộc đơn vị cung cấp CKS. Điều này thường không được các DN để ý đến khi bắt đầu mua nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sử dụng CKS sau này.

Vì vậy, các DN và tổ chức, thậm chí là các cá nhân nên lựa chọn một đơn vị cung cấp CKS uy tín, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình, có chuyên môn cao sẵn sàng trợ giúp, giải đáp những thắc mắc và khắc phục khó khăn cho cho người sử dụng CKS mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng. Như vậy, quá trình sử dụng CKS khi làm việc tại nhà mới đảm bảo diễn ra liền mạch, thông suốt và đạt hiệu quả cao.

Làm việc từ xa vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội giúp các DN, tổ chức thay đổi tư duy và chủ động hơn trong việc chuyển đổi số. Lựa chọn CKS phù hợp, có tính hiệu quả cao, bên cạnh đó cần hiểu rõ nó để giúp mô hình làm việc từ xa phát huy hiệu quả và duy trì hoạt động kinh doanh, sản xuất...

“

Lợi ích của ký hợp đồng từ xa

Có rất nhiều cách và nhiều giải pháp để thực hiện ký hợp đồng từ xa. CKS là hình thức đơn giản, tiên tiến, cung cấp cho các DN và tổ chức các biện pháp bảo vệ khác nhau và tất nhiên có thể có các chi phí khác nhau. Cân bằng giữa nhu cầu bảo vệ tính hiệu quả của một tài liệu cụ thể với các chi phí liên quan là điều cần thiết trong việc lựa chọn giải pháp CKS phù hợp nhất cho mục đích trong từng trường hợp cụ thể.

ưTuy nhiên, ngoài những đánh giá theo từng trường hợp cụ thể, chắc chắn rằng việc tích hợp các quy trình phù hợp để ký hợp đồng từ xa có thể mang lại cho DN những lợi ích đáng kể.

Đầu tiên và quan trọng nhất là tốc độ. Việc ký kết và ký hợp đồng từ xa có thể giảm bớt các bước cần thiết, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho các bên. Ngoài ra, việc áp dụng các giải pháp chữ ký này cực kỳ thuận tiện.

Trên thực tế, khách hàng và người dùng có thể ký tài liệu ở bất cứ đâu và bằng bất kỳ thiết bị di động nào. Trong hầu hết các trường hợp, tất cả những gì chúng ta cần là smartphone và kết nối Internet. Đây là lý do tại sao việc áp dụng tùy chọn CKS có thể là mang tính chiến lược. Trong thời buổi ngày càng bận rộn, chúng ta luôn có xu hướng chọn giải pháp thuận tiện và nhanh chóng nhất, giải pháp có vẻ ít phức tạp hơn đối với chúng ta./.